CELEBESMEDIA.ID, Luwu - Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Luwu melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menggelar Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis di Aula Kantor Bappelitbangda, Selasa (21/6/2022). Sosialisasi diikuti oleh Sekretaris seluruh OPD, Kecamatan dan Desa serta Staf arsiparisnya masing-masing instansi lingkup Pemkab Luwu.

Dalam laporannya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Luwu, Rahmat Arifuddin, mengatakan dasar pelaksanaan kegiatan didasari Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang mewajibkan lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya untuk menjamin kemudahan akses arsip bagi pengguna arsip untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

“Maksud kegiatan ini, pertama, agar peserta dapat memahami tata cara pengelolaan arsip, baik pada pengelola arsip maupun di unit kearsipan itu sendiri, kedua peserta dapat memahami empat instrumen pengelolaan arsip dinamis. Adapun tujuannya agar penyelenggaraan pemerintahan daerah Kabupaten Luwu dapat diarsipkan dengan baik sebagai bukti akuntabilitas ataupun laporan pertanggungjawaban sehingga dapat terjaga dan terkelola dengan baik,” ujarnya.

Empat instrumen pengelolaan yang dimaksud oleh Rahmat adalah tata naskah dinas (TND), jadwal retensi arsip, klasifikasi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

Sekretaris Daerah Kabupaten Luwu, Drs H Sulaiman MM yang membuka acara sosialisasi mengatakan kegiatan ini sangat penting guna meningkatkan pengelolaan kearsipan yang komprehensif dan berkualitas.

“Karena pentingnya kegiatan ini maka saya harapkan kepada seluruh peserta, untuk memanfaatkan kesempatan ini dengan sebaik-baiknya demi menambah pengetahuan dan wawasan kita dalam pengelolaan kearsipan dan menyajikan arsip menjadi informasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Luwu,” kata H Sulaiman.

Menurutnya, arsip merupakan memori kolektif dan bahkan sebagai bukti akuntabilitas atau bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan, wajib dikelola dengan baik dan benar, karena arsip yang tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan permasalahan-permasalahan, seperti rusaknya atau hilangnya informasi, berdampak pada permasalahan hukum, sulitnya mencari arsip itu sendiri, dan hilangnya aset-aset daerah karena bukti kepemilikan tidak tersimpan dengan baik.

“Belajar dari berbagai permasalahan kearsipan, baik permasalahan dengan daerah lain seperti permasalahan batas wilayah, maupun dengan lembaga atau perorangan seperti permasalahan pembebasan tanah/lahan dan lain sebagainya, maka arsip atau dokumen yang menyangkut dengan hal tersebut harus dijaga, dirawat dan dikelola dengan benar, tidak saja demi kelangsungan penyelenggaraan pemerintahan, juga untuk menjaga kedaulatan dan aset daerah serta terjaminnya akses informasi untuk diwariskan pada generasi mendatang, sehingga tidak ada pembelokan ataupun pengkaburan sejarah sebagai identitas dan jati diri daerah,” lanjutnya.

Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis ini menghadirkan dua orang pemateri dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan, yakni Kepala Bidang Kearsipan, Dr H M Basri yang membawakan materi terkait Kebijakan Sistem Kearsipan Sulsel, Problematika dan Pembinaan Kearsipan. Pemateri yang lain adalah Arsiparis ahli Madya, Irzal Natsir yang membahas tentang Managemen Kearsipan.